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仕事/営業

仕事が遅い・終わらない!でも定時退社を目指せる、PDCAの回し方





こんにちは、
いなほです。

私、本業は普通に営業マンしてます。

幸い、良いお客さんに恵まれて楽しいんですけど1つ問題があって

思った時間で帰れね〜〜〜〜ってこと!



転職して1年目、営業未経験ということもあり、

なんかやること多いし仕事終わらんなーというサイクルに入ってました。

9時出社の遅くて21時退社。早くて18時半。



仕事自体は楽しいからいいんですけど、

自分の時間って大事じゃないですか。



平日を仕事だけで終わりたくね〜〜〜って気持ちがありました。



理由は、自分の好きなことや自己投資の時間に当てられるから。



こうしてブログを書くことや、商品案を練る、豆本を作るとなると時間は必要です。土日だけじゃ足りないし、そーゆー時間も面白いから積極的に時間確保したかったんですよね。



忙しい時期は仕方ないとして、そろそろ早めに帰れるように、業務も圧倒的にこなせるようにしたいと思った矢先

本屋で何冊か買ったうちの「PDCA」にまつわる本がめっちゃ参考になりました。

本から得た情報を実践して、よかったので具体的なやり方を書いています。



まだ週明けから実践し始めたので実行した量は少ないですが、

結果出しながら早めの18時半に帰宅キメてます。



PDCAって聞いたことあるし「プラン立てて実行ね、はいはい〜〜」くらいに思ってたんですが、PDCAのめっちゃ良いところは「振り返ることで確実にレベルが上がる」ってことなんですよね。

あと、「いらない事」に時間を割かなくなる。1点集中した方が結果的に良いということにも気づけました。



すでに日常的にできている方からすると、そんなことかって感じですが、

「なんか」忙しい

「なぜか」帰れない

みたいになっちゃってる人がいれば、それは「なんか」とか「なぜか」の具体的な理由を分かってないからだと思います。



・締め切りギリギリになっちゃう人

・カバンの中身がいつもぐちゃぐちゃな人

・営業目標までの設計が苦手な人

の、ヒントになればと思います。



学んで実行して定時退社して、

できた自分の時間で恋人や家族とゆっくり過ごしたり、

自分の好きなことで過ごせる夜の時間を作っていきましょう。



改めて、PDCAとは



タイトルの通り、今回はPDCAを回すってことに注力します。

PDCAは、元々は品質改善とかマネジメントのための手法でした。



学べば個人レベルの業務でも役立つよってことで色々なPDCA本が出版されています。

改めてPDCAとは、、

P(計画を立てる)

D(実行)

C(検証)

A(改善)



これだけ見ると、もうすっっっごい当たり前のことが書かれてるように思うじゃないですか?

私はそう感じてて、「PDCAを回す」っていう言葉を聞いても深く考えてなかったです。



でも、PDCAを活用してバリバリに活躍してるコンサルの人の本とかを読んで

「待てよ」と気づくわけです。



私ってPDCAのことちゃんと分かってんのか??って。



で、2冊の本を読んだ後に即行動に移しました。



具体的な実践方法【初級】

お金の管理をする時って家計簿をつけるところから始まりますよね。



そもそも入ったお金のいくらを何に消費するか把握しないと

管理のしようがないと。



それがこの時間とタスクにおいても言えます。



【初級】編では、まず時間の把握から始まります。

私は自分の予定をスマホで管理しているので、スマホ完結でできるやり方のご紹介です。

「時間とタスクの把握→検証」ができていれば、Excelとか手帳管理でも良いと思います、そこは人それぞれで。


私はPDCA記録用に、「Life bear」というカレンダーアプリを使っています。



まだやり始めて4日目なので、今後も改善すると思いますが

今のところ、こんな感じで入力してます。

PDCA,Life bear,カレンダー,アプリ

Life bearは色わけが分かりやすいので使っています。

①Plan-1日が始まる前(前日とか朝)に1日の予定を「青色」で書く。

「商談」などの決まった予定は先に入れて、

その前後でどうしよっかと決めます。



この時、そもそもこの日に「絶対」終わらせないとダメな業務を把握することも大事です。業務の棚卸しと、優先順位ですね。



②アプリ「To Doist」で今日やらないといけない事を整理する

To Doist,タイムマネジメント,タスク管理

細かすぎるタスクは書いてないですが、

「インボックス」に先々のタスクまで入れます。



で、いっぱいありすぎるとそれだけで圧倒されてしまうので

まだ来週以降でもOKだな、と思うものは

「アイスボックス」という箱を作り、そこに置いて見えないようにします。



たまに見て、そろそろやろう、今日なら出来るかも、と思ったら

「インボックス」へ移動させています。



③Do-実行した後に、実際の行動を「赤色」で記入する。

PDCA,Life bear,カレンダー,アプリ

こうする事で、朝6時に「読書」する計画が

実際は「寝てた」ことになり、計画とのギャップを振り返ることができます。(寝てた・・・!?)



1日の途中でこの画面を見るようにすると、

「いま予定と比べてどうかな??遅い??」って確認できるし

後半の予定のために何処かで調整できないか?と考えることができます。



私も1日のスケジュール通りに進まないなー、と思ったことでも

「これは明日でもいけるから大丈夫」とか

「この作業を優先してやってしまおう」と途中で調整するので

結果的に退社したい時間には帰ることができています。帰れないのはイレギュラーが出てしまった時くらいですね・・。



④Check-1日の振り返りをし、空いている時間帯に黒色でか書く。

「振り返り(Check)」という枠を作ると、中にコメントを記載することもできます。

そこで、1日の良かった点や反省点をメモ書きすることで

自分の立てた「計画」と実際の「行動」のギャップを検証することができます。



普通に過ごしているから、「なんで」仕事が終わらなかったのか・・

曖昧なまま毎日がすぎていきます。

しかし、こうして記録を取ることで

「どこ」を調整すればいいのか明確になります。



私の場合

記録を取り始めてすぐに

「時間をかける割には必要ない・いらない作業」に気付いて、すぐにその作業はタスクから外しました。

あとは、「だいたいこのくらいでこなせる」と見越していた作業が思ったより時間がかかるorかからない、とか。



⑤Adjust-振り返りを踏まえて次の計画を立てる

1日の終わりに振り返る時に、空いているスケジュール枠に

「Adjust欄」を作ります(写真では「Do」になってますが・・)

ここに、振り返りと同じく調整する点をメモして、

次の日の予定を同じように「計画」立てます。



これを繰り返すうちに、仕事の進め方が確実になり

そのうちここまで記録を取らなくても無意識に作業できるようになると思います。



あとは余談ですが、1日を振り返ることをしていると

同じタイミングでかばんの整理も1日の終わりに行うようになり、

毎日整った気持ちで出勤できるようになりました。



仕事以外でやりたい事とか勉強したい事があるひとは、その計画もこのPDCA管理に盛り込んでみてください!




掘り下げるともっと出来るやり方はある

タイムマネジメントや仕事の進め方が苦手!という方は、ぜひ試してみたください。

より詳しく学びたい方は、今回のやり方の参考にした下記の2冊がオススメです〜

最後までお読みいただき、ありがとうございました!



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